Teknik dalam Mengelola E-mail

Ditulis oleh: Witsqa Fadhilah Adnan

Graphic Design oleh: Faris Alfadilah

E-mail (dalam bahasa Indonesia: surel, yang berarti surat elektronik) merupakan salah satu media digital yang digunakan secara luas di berbagai belahan dunia. E-mail pertama dikirimkan pada sekitar awal tahun 1970. Di era kini, e-mail tidak hanya berguna untuk keperluan pribadi saja, namun juga untuk dunia pekerjaan.

Dilansir dari laman statista, jumlah pengguna e-mail di seluruh dunia pada tahun 2020 mencapai 4,03 miliar dengan e-mail yang diterima dan dikirimkan mencapai angka 319,6 miliar. Bahkan diprediksikan bahwa pada tahun 2024, jumlah pengguna e-mail akan mencapai 4,48 miliar. Nggak kebayang kan, banyaknya e-mail yang diterima dan dikirimkan pada tahun 2024 nanti pastilah jauh lebih bombastis!

Dilansir dari laman Tirto, jenis-jenis e-mail dapat dibagi menjadi dua kelompok, yakni seperti pada gambar di bawah ini.

Pentingnya Mengelola E-mail!

Karena banyaknya e-mail yang diterima dan dikirimkan, maka sangatlah penting bagi setiap orang untuk mampu mengelola e-mail masing-masing. Adapun keuntungan dari mengelola e-mail secara efektif, diantaranya mencegah dari berantakan dan mengurangi biaya (terkhusus pada e-mail perusahaan).

Strategi dalam Mengelola E-mail

Setelah mengetahui pentingnya mengelola e-mail, kita dapat mengimplementasikan salah satu strategi dalam mengelola e-mail, yakni Inbox Zero. Inbox Zero merupakan strategi yang pertama kali dicetuskan oleh seorang productivity expert, Merlin Mann. Menurut Mann, zero atau kosong yang dimaksud bukan menunjukkan jumlah pesan pada inbox atau kotak masuk dalam e-mail, melainkan "waktu yang dialokasikan seorang pekerja berkutat di inbox-nya".

Declutter Your Inbox, Declutter Your Mind - Eric Sangerma, 2020

Karena e-mail akan terus bertambah seiring dengan banyaknya pesan yang diterima. Berikut adalah 3 langkah mudah dalam mengelola inbox e-mail, diantaranya:

1. Kosongkan inbox-mu Mengosongkan inbox dengan cara melakukan salah satu hal berikut pada masing-masing pesan, yakni: a. Hapus atau Simpan ke dalam Arsip Pesan yang dapat dihapus merupakan pesan-pesan yang tidak penting. Gunakan pula kesempatan ini untuk mem-block pengirim, jika tidak menginginkan memperoleh pesan lagi di kemudian hari. Lain halnya dengan e-mail pekerjaan, arsipkan setiap pesan yang dirasa tidak penting. Jangan dihapus! Karena sewaktu-waktu mungkin diperlukan. b. Berikan Jawaban Menerapkan prinsip two-minute rule, yakni jika kamu dapat membalas pesan dalam waktu kurang dari 2 menit, maka lakukanlah segera. Atau, jika kamu bukanlah orang yang cocok untuk memberikan jawaban untuk suatu e-mail, segera forward e-mail tersebut kepada orang yang tepat. c. Simpan di tempat lain Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara memindahkan pesan di inbox ke dalam suatu folder. Mann merekomendasikan pemisahan folder berdasarkan tiga jenis pilar, selanjutnya kita sebut sebagai action folder. Ketiga action folder tersebut seperti berikut.
   

1. To-Do

Pindahkan e-mail yang memerlukan respon > 2 menit ke dalam folder ini. Kamu dapat melihat lagi folder / pesan ini kemudian.

2. References

Untuk e-mail yang harus tetap disimpan, namun tidak perlu lagi direspon (karena tidak diperlukan input darimu atau sudah kamu respon sebelumnya). E-mail di folder ini harus berisi informasi yang akan diperlukan dalam waktu dekat.

3. Support

Folder ini berisi e-mail yang kamu hanya dapat menjawab setelah mendapatkan informasi dari pihak ketiga, atau e-mail yang kamu nantikan responnya dari pihak lain dan ingin di follow-up.

Jika kamu menelantarkan e-mail dalam waktu yang lama, proses ini mungkin akan memakan banyak waktu. Namun memeriksa e-mail yang sesuai dengan action folder masing-masing dapat mengurangi risiko kelelahan (fatigue) akibat banyaknya e-mail.

2. Mengurusi semua To-Do Setelah selesai dengan sistem pengorganisasian pada inbox-mu dan inbox telah kosong, saatnya membuka action folder pertama: To-Do. Arsipkan atau hapus percakapan yang telah diselesaikan. (Perhatikan bahwa jika seseorang menanggapi percakapan yang telah diarsipkan, e-mail tersebut akan kembali muncul di inbox seperti biasa, jadi tidak ada yang perlu dikhawatirkan.) Jika sebuah e-mail terlalu sulit untuk dijawab pada saat itu juga, atau jika diperlukan untuk mencari informasi tambahan, kamu dapat melakukan: a. Tambahkan task ke aplikasi manajemen tugas yang kamu gunakan (atau bisa lihat seperti yang sudah minHack tulis pada artikel di bawah ini), atau

Medium

Wixsite

b. Menandainya sebagai belum dibaca – dengan cara ini, kamu dapat membukanya kembali di saat-saat berikutnya.

3. Memeriksa folder References dan Support

Penting juga untuk diingat bahwa kamu dapat mendelegasikan kepada rekan kerja mengenai respon terhadap suatu e-mail (ingat metode Eisenhower, ini adalah saat yang tepat untuk mengaplikasikannya, tidak semua hal harus dikerjakan olehmu!). Jika seperti itu, maka e-mail dapat dipindahkan ke folder Support. Selanjutnya, kamu dapat memeriksa folder References, jika diperlukan.

Jangan lupa tambahkan pada task manager-mu. Manfaatkanfitur tag / label untuk mempermudah pencarian dengan menerapkan kata kunci yang spesifik.

Jika kamu sudah memperoleh semua jawaban di folder Support, maka kamu dapat menjawabnya kemudian menghapusnya / mengarsipkannya / pindahkan ke folder References.

Dengan menggunakan sistem seperti di atas, kamu dapat peroleh:

• Inbox yang kosong

• Action items untuk setiap e-mail yang belum direspon

• Koleksi References yang bermanfaat

Semuanya tertata dengan rapi, sesuai dengan sistem yang telah kamu bangun. Namun, penting untuk diingat bahwa kamu tidak harus melalui langkah 2 maupun 3 setiap kali kamu memeriksa inbox. Kamu dapat mengulangi langkah 1 setiap beberapa jam, tetapi menelusuri folder lainnya bisa kamu lakukan sebanyak sekali sehari, pada waktu yang ditentukan.

Tips dalam Mengelola E-mail

1. Jadwalkan dua blok waktu dalam sehari untuk memeriksa e-mail, tahan keinginan untuk memeriksa lebih sering dari itu.

2. Ingat! Merespon pesan di dalam waktu 24 jam masih sangat masuk akal.

3. Jangan pernah! Memeriksa e-mail menjadi hal pertama yang dilakukan di pagi hari!

Referensi:

Ceci, L. (12 Juli 2021): E-mail usage in the United States - Statistics & Facts, , diperoleh 13 November 2021, melalui situs internet: https://www.statista.com/topics/4295/e-mail-usage-in-the-united-states/#dossierKeyfigures.

Krisnawati, E. (1 Oktober 2021): Mengenal Apa Itu Email, Jenis-Jenis, dan Sejarahnya, , diperoleh 13 November 2021, melalui situs internet: https://tirto.id/mengenal-apa-itu-email-jenis-jenis-dan-sejarahnya-gj2E.

Gharani, L. (Sutradara). (2021): TOO MANY EMAILS? Use THESE Proven Techniques | Outlook tips included, diperoleh 10 November 2021melalui situs internet: https://www.youtube.com/watch?v=5M2Kq_5V24A&t=551s.

Sangerma, E. (21 Januari 2020): 3 Easy Steps to Help You Better Manage Your Email Inbox, , diperoleh 12 November 2021, melalui situs internet: https://medium.com/swlh/3-easy-steps-to-help-you-better-manage-your-email-inbox-f09bcfd846a2.

Turk, C. (8 Maret 2016): The Why and How of Effective Email Inbox Management, , diperoleh 13 November 2021, melalui situs internet: https://institute.uschamber.com/the-why-and-how-of-effective-email-inbox-management/.

Wigmore, I. (1 Juni 2014): Inbox Zero, , diperoleh 15 November 2021, melalui situs internet: https://whatis.techtarget.com/definition/inbox-zero.